Ognuno scrive come cavolo gli pare, ma ci sono regole e accortezze che vale la pena seguire se hai un obiettivo da raggiungere. In tutto ciò che concerne il Web e, in generale la comunicazione, le regole non portano necessariamente quel risultato (come nella matematica), ma permettono di avvicinarsi ad esso. Per questo motivo si parla più correttamente di strategie.
Qual è il tuo obiettivo oggi? Scrivere una email ad un businessman: vuoi presentargli la tua azienda, cerchi fondi di investimento, vuoi scrivere per la sua testata, ecc.
La cosa più importante che deve avere la tua email? Sintesi e focus chiaro. In questo modo gli fai capire cosa c’è di importante da capire e non gli fai perdere tempo. Considera inoltre che buona parte delle persone legge/risponde dal proprio cellulare quando è in giro e tiene perciò alla larga email lunghe, con allegati o link.
Eccoti i principi/consigli di quella che Jason Freedman chiama la email Netiquette:
- L’oggetto dell’email è fondamentale:
Alla stregua di un titolo per un post, l’oggetto della tua email deve far capire in maniera diretta il succo di quello che domandi. No a email senza oggetto o del tipo “Re: informazioni”. Bene per “Richiesta incontro per presentazione startup xxxx”.
Gli anglofoni inseriscono anche #eom alla fine per indicare “end of messagge”. - Utilizza l’indirizzo email della tua azienda o del tuo sito se ti presenti come consulente:
A parte l’apparenza di professionalità data da un indirizzo email che non sia hotmail o altri gratuiti (gmail è una cosa a sè), utilizza l’email della tua azienda o quella del tuo dominio per permettere di ricercare le vecchie conersazioni a chi riceve le tue email. - Dai un contesto preciso:
Fornisci dettagli precisi su dove vi siete conosciuti e/o quando vi siete sentiti via skype, ma soprattutto cosa vi siete detti. Tu pensa che lui ha ricevuto (e sta ricevendo) centinai di email da gente come te, quindi aiutalo a ricordarsi precisamente di te. - 5 frasi al massimo:
E’ difficile essere sintetici e chiari. E’ un dono, ma a forza di scrivere seguendo questo “principio” ti abituerai e le tue email saranno sempre più efficaci.
L’importante è far leggere l’email più che fornire tutte le spiegazioni in essa. I più bravi riescono a scrivere email efficaci utilizzando solo 3 frasi.
Il tuo obiettivo è rendere la vita facile a chi la riceve e permettergli di rispondere in maniera immediata dal suo cellulare. - Esplicita quello che richiedi:
Se vuoi un incontro, chiedi per avere un incontro offrendo già uno spettro di possibilità temporali. Se stai cercando fondi per la tua idea, diglielo e chiedi un meeting per presentargli il tuo pitch. Vuoi collaborare con un giornale? Scrivi che hai un pezzo pronto su *storia interessante* e che desideri collaborare con loro. Rendi le cose il più semplice possibile: chiedi ciò che desideri. - Rispondi prima di subito:
Anche se il businessman non ti risponderà entro 24 ore da quando avrà ricevuto la tua email, tu non hai questo privilegio e devi cercare di rispondere immediatamente ad una sua risposta. - Inserisci una firma professionale:
Inserisci una breve descrizione della tua figura professionale in calce alla tua email e falla seguire da informazioni come il tuo blog (se ne hai uno), il sito della tua azienda e il tuo profilo LinkedIn. Se desideri essere contattato anche telefonicamente, inserisci il tuo numero.
Less is more, vale in tutto il Web.
Foto: Frank Gruber
